Dans ce monde de télétravail, de restrictions imposées autour des rassemblements sociaux et de la fusion de la vie professionnelle et familiale des gens, nous avons tous dû nous adapter et changer notre façon de faire les choses. Comme cela nous met au défi de repenser la façon dont nous organisons des événements d’entreprise et maintenons l’engagement des employés, j’ai appris que parfois de beaux moments peuvent être créés dans le chaos.
La Covid-19 a eu un impact soudain sur tous les aspects de nos vies et a considérablement brouillé la frontière entre le travail et la maison pour beaucoup. Même au sein de Cloudreach, une entreprise agile qui n’est pas étrangère au télétravail, la Covid-19 nous a incités à nous connecter de manière nouvelle et passionnante, et à être plus fluides dans notre approche du quotidien.
En tant que responsable des événements et des communications internes pour Cloudreach, mon rôle est principalement axé sur la prestation d’événements aux parties prenantes internes et externes. Avec la plupart des travailleurs à domicile dans le monde et les restrictions imposées aux rassemblements sociaux, il y a un impact énorme sur notre calendrier d’événements, nos processus, notre contenu et la façon dont nous engageons les employés. Notre réponse immédiate en tant qu’entreprise a été de faire preuve de compassion et de soutien envers nos employés. C’est dans cet esprit que nous avons repensé notre calendrier d’engagement, nous nous sommes concentrés sur la poursuite de l’offre d’expériences significatives à nos employés pour les soutenir alors qu’ils s’adaptent à cet environnement incertain.
J’ai vu l’idée de la journée virtuelle “Amenez vos enfants au travail” comme une occasion excitante d’atténuer, ne serait-ce que pour un instant, le chaos de la vie professionnelle de nos employés et de leur donner un répit dans leurs tâches de garde d’enfants en les encourageant à les amener au travail ! L’idée était brillante, mais l’exécution de l’événement virtuel mondial serait certainement un défi passionnant !
Journée virtuelle Amenez vos enfants au travail
En tant que personne qui n’a pas d’enfants, je me suis assise à mon nouveau bureau stratégiquement positionné dans ma petite cuisine londonienne, réfléchissant à la façon d’aborder un événement virtuel mondial situé sur 6 fuseaux horaires avec une tranche d’âge très variable. À l’extérieur en m’inspirant de ma timonerie normale de planification d’événements – par où diable dois-je commencer ?
Heureusement, chez Cloudreach, nous sommes une communauté très engagée qui se soutient mutuellement sur de nombreux canaux Slack et communautés numériques. Contacter nos nouveaux “parents qui travaillent en communiquant par chat” pour obtenir des idées et évaluer les niveaux d’intérêt était ce par quoi il fallait commencer. Maintenant armé de précieux commentaires et d’idées proposées, il était temps de fixer une date et de se lancer !
Défis des événements à distance
Se lancer, c’est-à-dire utiliser mon expertise en matière d’événements pour relever certains défis, naturellement. Virtuels ou non, enfants ou pas, certains défis s’appliquent à TOUT événement mondial.
- Créer du contenu attrayant : J’ai appris qu’une fois que vous avez dépassé environ 6 personnes, à moins d’avoir une structure de réunion solide ou un contenu convaincant, il est difficile d’avoir une interaction de deux jours par le biais d’une session virtuelle.
- Planification : avec des bureaux sur 6 fuseaux horaires, cela s’avère toujours un problème et encore plus dans le cas des enfants car ils sont moins flexibles que nous les adultes !
- Variété d’âges : Bien que je n’aie pas d’enfants à moi, j’ai des neveux jumeaux et plusieurs filleuls d’âges variés, donc je comprends la nécessité de fournir un contenu qui engagera tous les domaines.
En réalité, cela se résume à ceci – 1) Combien de temps avez-vous et 2) quand allez-vous organiser ces sessions. La différence est – comment diable puis-je rendre cela convaincant pour les enfants entre 5 ans et l’âge de l’adolescence (pas mon public typique) !
Horaire
En tant qu’entreprise mondiale avec des bureaux répartis sur 19 sites, dont Pune, en Inde et Vancouver, au Canada, ce n’est pas un nouveau défi pour mon équipe. Nous sommes toujours confrontés au fait qu’il est tard pour un groupe d’employés et tôt pour un autre. Afin de lutter contre cela, nous avons décidé d’organiser les sessions deux fois, une fois pour la région EMEA et une fois pour l’Amérique du Nord, et nos collègues de Pune se sont vus offrir la possibilité de sessions sur mesure à un moment approprié.
En réalité, cela a fourni une excellente expérience pour les employés et leurs petits, tout en rendant l’exercice plus délicat du point de vue de la gestion d’événements, car cela signifiait qu’il fallait faire les choses en double (bénévoles, hôtes de session, etc.). N’étant pas du genre à refuser les défis, j’ai opté pour 8 séances différentes, donc 16 au total. Du point de vue de la planification, nous avions 2 sessions en cours en même temps.
Contenu
Avec l’aide de notre équipe de soutien aux entreprises, nous avons créé un quiz sur le thème de Disney pour les moins de 10 ans et un quiz à plusieurs tours pour les plus de 10 ans, avec des questions sur le sport, la culture générale et la musique ! Nous avons utilisé la plate-forme Kahoot pour réaliser le quiz car il est très apprécié et simple à utiliser pour les enfants.
- L’heure du quiz : Avec l’aide de notre équipe de soutien aux entreprises, nous avons créé un quiz sur le thème de Disney pour les moins de 10 ans et un quiz à plusieurs tours pour les plus de 10 ans, avec des questions sur le sport, la culture générale et la musique ! Nous avons utilisé la plate-forme Kahoot pour réaliser le quiz car il est très apprécié et simple à utiliser pour les enfants.
- Séances de codage : Quoi de mieux pour les enfants que de voir ce que maman ou papa (ou les deux!) font au quotidien ! En utilisant la ressource code.org nous avons demandé aux membres de notre communauté technologique d’organiser des sessions pour deux groupes d’âge ; 6-10 et 10 ans et plus. Ces sessions ont inspiré bon nombre de notre prochaine génération de Cloudreachers à continuer et à développer leurs compétences en codage !
- L’heure du conte : Personnellement, ma séance préférée de la journée ! Qui n’aime pas l’heure du conte ? Encore une fois, répartis en deux groupes d’âge (moins de 6 ans et plus de 6 ans), les enfants ont apprécié une merveilleuse sélection d’histoires qui leur ont été lues par Cloudreachers. Nous avons compris à quel point les images sont importantes, en particulier pour les plus jeunes, alors nous avons acheté les livres électroniques et partagé l’écran. Bien que le calendrier soit basé sur l’après-midi EMEA / NA, nous avons été ravis d’avoir l’un de nos petits EMEA se joindre à la session NA juste à temps pour son coucher !
- TikTok Masterclass : Grâce à la merveilleuse famille de Ruth Orpwood, avocate générale, responsable des services juridiques &d’entreprise, en particulier sa fille Katie, ce fut un plaisir d’accueillir une masterclass Tik Tok. Enseigner aux participants comment faire des mouvements et les regarder tout mettre en musique a certainement apporté de l’énergie à l’après-midi.
- Montrer &Raconter : Notre incroyablement talentueuse, Sydnee Greenberg, responsable de la création et du design de la marque, a créé des feuilles de coloriage Cloudreach que nous avons partagées à l’échelle de l’entreprise et a encouragé les plus petits à colorier et à nous présenter leurs œuvres d’art. Pour ceux qui ne sont pas fans de coloriage, ils ont attrapé leur jouet / artisanat / chose préféré et nous ont tout dit à ce sujet !
Alors, “comment ça s’est passé ? » Je vous entends demander…
Eh bien, avec un total de 403 minutes de contenu géré par des bénévoles et surtout, 56 enfants présents, je pense que c’était un succès. Mais je ne suis pas le seul à le penser, voici ce que certains parents avaient à dire :
“Vraiment super travail les gars ! merci, vous n’avez aucune idée à quel point il est agréable d’avoir de petites choses comme ça pour briser la monotonie du confinement pour les enfants”
“C’était un événement merveilleux et si bien pensé qu’il répondait facilement aux différents groupes d’âge de ma maison (5 à 11 ans) – toujours un défi dans notre maison. Mes trois enfants ont adoré – l’interaction, discuter avec des “gens du travail” et utiliser la technologie. C’était quelque chose de différent pour eux après une autre longue semaine à la maison – ils ont adoré la façon dont le quiz Ka-hoot a été organisé et ils ont bien aimé la session de codage.
J’ai certainement aimé créer et diriger la journée et je m’en inspirerai dans tous nos événements à l’avenir. J’ai vu de mes propres yeux comment nous pouvons créer des événements interactifs pour un large public grâce à la créativité, à la planification intelligente, à la création de contenu et au travail avec la bonne équipe.
Enfin, je vais vous laisser avec ceci – peu importe ce que c’est, essayez quelque chose de nouveau. C’est peut-être le chaos, mais embrassez le chaos. Apprenez et adaptez-vous, et vous ne savez jamais quelle chose merveilleuse vous pourriez simplement créer qui a un impact énorme sur la journée de quelqu’un.
