La nouvelle norme du travail à distance inspiré par la distanciation sociale a incité de nombreux dirigeants de se demander comment ils peuvent motiver et maintenir le bien-être de leurs équipes. Dave Taddei s’appuie sur son expérience pour vous proposer un ensemble d’outils pour vous aider à répondre à ces questions.
Nous vivons tous une situation (espérons-le) unique dans une vie avec l’épidémie de COVID-19. En étant isolés des amis, de la famille et de la plupart des interactions sociales que nous utiliserions normalement pour apporter un équilibre dans nos vies. Une période difficile pour nous tous dans un monde aussi connecté.
En tant que leaders consciencieux, il y a probablement beaucoup de préoccupations et de doutes qui vous traversent l’esprit en ce qui concerne le télétravail à long terme, l’isolement et l’effet que cela aura sur vous-même, votre équipe dans son ensemble et les individus au sein de votre équipe. Peut-être un sentiment que vous ne pouvez pas être un leader aussi efficace que vous le seriez dans des circonstances normales. Vous vous demandez probablement :
« Comment puis-je savoir que mon équipe travaille efficacement ? »
« Est-ce qu’ils font face à des blocage et ne veulent pas demander ? »
« Y a-t-il d’autres stress / tensions frappant des individus dont je ne suis pas au courant ? »
La bonne nouvelle est que ce n’est pas une tâche impossible de répondre à ces questions. Dans chacun de ces domaines, il existe des indicateurs que vous, en tant que leader perspicace, pouvez repérer si vous savez quoi rechercher. Abordons ces questions à travers le prisme du télétravail.
Travail efficace — « Comment puis-je savoir que mon équipe travaille efficacement ? »
Le travail efficace évolue légèrement dans la catégorie des qualités d’équipe moins tangibles. Vous pouvez atteindre tous les objectifs fixés dans un délai donné, mais cela ne signifie pas nécessairement que cela a été fait efficacement. Les domaines clés seront désormais absents des interactions quotidiennes de l’équipe qui doivent être remplacés.
- Les équipes ne peuvent plus se réunir autour de leurs tâches et faire rebondir des idées.
- Les interactions occasionnelles ne se produisent plus entre coéquipiers
- Tableaux blancs… à l’ère numérique, les tableaux blancs et les arc-en-ciel de post-it nous manquent énormément
Il est probable que vous suiviez une méthodologie qui favorise une communication fréquente en face à face afin de résoudre les problèmes dans ces domaines ?… Non ?
Eh bien, vous n’avez pas besoin d’aller jusqu’à être un Scrum Master à part entière pour que cela se produise, mais vous pouvez prendre des mesures pour faciliter ces interactions, même si vous, en tant que leader, n’êtes pas présent.
- Des présentations quotidiennes avec l’équipe et toutes les caméras allumées (sans exception). Promouvoir le contact face à face maintient l’élément humain de nos collègues et peut donner des indices sur leur bien-être.
Assurez-vous que chaque tâche a des résultats mesurables. Un résultat quantifiable est essentiel pour communiquer vers l’extérieur que les objectifs sont atteints, mais aussi pour renforcer le moral en disant « Voilà ce que nous avons accompli ! » - Demandez à toute l’équipe de participer à l’examen des tâches de leurs pairs. Il est important de maintenir une communication fréquente pour travailler efficacement. Prendre le temps de faire examiner son travail par des pairs stimule également l’esprit, car c’est souvent l’occasion d’apprendre ou de montrer quelque chose de nouveau.
- Célébrez vos réalisations en équipe. Les rétrospectives sont un puissant moteur de changement, mais c’est aussi un équilibre. Ne discuter que des échecs ou des améliorations peut être démotivant, il est important de célébrer les succès aussi.
- Agir en tant qu’entremetteur. Jumeler des personnes sur une tâche, demandez-leur spécifiquement de la planifier par appel vidéo, puis posez des questions à ce sujet plus tard. Cela oblige les membres de l’équipe à avoir une conversation en direct. Un effet secondaire de l’appel vidéo est que chaque participant est obligé d’écouter l’autre beaucoup plus attentivement, ce qui peut créer une compréhension plus profonde entre les individus et favoriser le respect mutuel.
Face à des blocages – « Connaissent-ils des blocages et ne veulent-ils pas demander ?
Cela concerne donc beaucoup plus les individus mais cela peut aussi s’appliquer à une équipe. En période de télétravail constant et de distanciation sociale, l’effet d’un seul blocage peut être amplifié plusieurs fois. Sans distractions externes qui nous offrent une coupure bienvenue pour résoudre les problèmes, nous nous retrouvons souvent bloqués par le problème sans pouvoir en sortir.
Mais comment repérer les obstacles en tant que leader ?
- Prenez un peu plus de temps pour surveiller le travail de votre équipe. Surveillez spécifiquement les tâches qui ne sont pas « bloquées » mais qui ne bougent pas non plus. Demandez à votre équipe de discuter des raisons pour lesquelles les tâches ne bougent pas et de la façon dont elles peuvent les réactiver. Dans la mesure du possible, donnez-leur les moyens de résoudre leurs propres problèmes et d’essayer leurs solutions plutôt que les vôtres.
- Pendant les stand-ups, soyez attentifs aux détails ou plutôt au manque de détails. Les mises à jour dans lesquelles les membres de l’équipe disent « c’est bien, juste travailler à l’extérieur » devraient servir d’alerte précoce. Une mise à jour beaucoup plus convaincante est « Je suis coincé mais aujourd’hui, je vais essayer x, y, z et voir où j’arrive », vous êtes en mesure de voir que l’individu a un plan et une stratégie pour faire face au problème auquel il est confronté.
Bien… mais quels conseils pouvez-vous donner aux gens ?
- Canard en caoutchouc (oui c’est une chose). En exposant le problème aux autres, on trouve souvent une solution avant que l’autre personne ne parle. Cette pratique de développement ancestrale peut sembler ridicule avec des objets inanimés, mais a des résultats positifs (oui quand c’est avec une personne aussi). Même si une solution n’est pas trouvée, il y a un message puissant quand quelqu’un d’autre peut dire « non tu n’es pas fou, c’est déroutant »
- Pause régulière. Suggérez une minuterie Pomodoro ou un autre outil pour vous assurer que les membres de l’équipe prennent des périodes de pause régulières tout au long de la journée. Cela les aide à se changer les idées et leur permet de penser à autre chose brièvement, souvent des solutions ou de nouvelles pistes d’enquête peuvent venir comme un coup de foudre.
- Utilisez le temps de pause à bon escient. Restez à l’écart des médias sociaux, des nouvelles, etc. Si possible, prenez l’air, étirez-vous et soyez pleinement attentif. Permettre de mettre son esprit en pause sans être nourri d’énormes quantités d’informations non pertinentes peut débloquer une situation et donner une nouvelle perspective.
Situations individuelles — « Est-ce qu’ils vont bien ? »
Dans les professions qui impliquent la créativité, la résolution de problèmes et la pensée latérale, il est recommandé que l’équipe dispose d’un ensemble de compétences variées. Il ne faut pas oublier toutefois que vous ne pouvez pas, en tant que leader, vous attendre à un résultat identique de tous les individus en toutes circonstances. Le télétravail ne change rien à cela et comme tout problème, certains membres de l’équipe s’adapteront facilement et d’autres moins. Il est souvent difficile de réduire la cause profonde des problèmes et nécessite une discussion ouverte dans un contexte non professionnel.
Comment pouvez-vous identifier les problèmes d’absence du travail ?
- Laissez de côté la charte de développement du personnel et ayez plutôt une conversation. Rappeler aux membres de l’équipe des objectifs qui n’ont pas encore été atteints ne peut que servir à exacerber la situation à un moment où ils ont peut-être envie de contact humain.
- Sans dépasser les limites, essayez de découvrir leur vie à la maison. Ont-ils des enfants ? Est-ce qu’ils suivent l’école à la maison ? Leur partenaire est-il un travailleur essentiel, est-il en congé ou travaille-t-il également à domicile ?
- Qu’en est-il de la famille élargie, des parents, des frères et sœurs, etc., sont-ils en contact, vont-ils aussi bien ou ont-ils des problèmes ?
Que pouvez-vous faire ?
Les limites personnelles des gens et la façon dont ils passent leur temps doivent être respectées. Leur maison, leur temps, leurs règles. Ce que vous pouvez faire cependant, c’est faire des suggestions réfléchies.
- Suivre une routine. Avoir une routine à suivre aide à apporter un sentiment de normalité et aide à délimiter la journée de travail.
- Soulignez que leur temps leur appartient. Une partie d’un leadership fort consiste à planifier suffisamment bien pour que le temps personnel du personnel ne soit jamais envahi. L’isolement renforce encore plus l’importance du temps personnel.
- Demandez-leur conseil sur la façon de gérer la situation. En faisant part aux membres de votre équipe de vos propres difficultés, vous pouvez les aider à s’ouvrir sur les leurs. En leur demandant conseil, vous montrer à quel point vous appréciez chacun d’eux et vous pouvez apprendre quelque chose à quoi vous n’aviez pas pensé !
- Créez un espace de travail. Le thème commun ici, c’est définir des limites et l’espace de travail n’est pas différent. Dégager les sources de passe-temps et de distractions chaleureuses de l’espace de travail aide à renforcer la limite mentale que vous placez autour du travail. Quitter l’espace de travail, c’est quitter le travail, à l’inverse, le travail reste confiné à l’espace de travail et n’empiète pas sur la vie personnelle.
- Mettez leurs chaussures. Un collègue a évoqué un point que je trouve remarquable. Bien que cela puisse être pris au pied de la lettre, c’est aussi métaphorique en ce qui concerne la préparation au travail et la remise du travail. Vous mettez vos chaussures pour le travail et les enlevez pour la maison.
Cet article ne résoudra pas beaucoup de problèmes pour les dirigeants, mais il aidera à doter les dirigeants d’un ensemble d’outils pour résoudre les problèmes actuels et futurs. Il n’y a pas un seul guide qui peut répondre à toutes les situations et pour beaucoup d’entre nous, ce sont des situations inédites, mais pour les dirigeants et les membres de l’équipe, une petite direction peut aller très loin, nous avons juste besoin de mettre nos chaussures ensemble.
Ce blog a été initialement publié par David sur Medium. Lisez l’original ici.
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